CRM oder Excel-Liste? Wann sich ein eigenes System für dein KMU lohnt
Excel ist kein Fehler – aber irgendwann ein Engpass. Woran du erkennst, dass der Wechsel sich lohnt.
Marcel Spahr
Excel-Listen und E-Mail-Postfächer sind für viele KMU der Startpunkt der Kundenverwaltung – und das ist am Anfang völlig richtig. Das Problem entsteht nicht durch Excel selbst, sondern dadurch, dass niemand merkt, wann die Liste zum Engpass geworden ist.
Drei Anzeichen, dass Excel nicht mehr reicht
Erstens: Zwei Personen bearbeiten dieselbe Anfrage, ohne es zu wissen, weil der Stand nicht aktuell ist. Zweitens: Eine Anfrage geht unter, weil sie in einer E-Mail steckt, die niemand mehr findet. Drittens: Eine neue Mitarbeiterin braucht Tage, um zu verstehen, wo welche Information zu welchem Kunden steht.
Keines dieser Probleme liegt an mangelnder Sorgfalt. Sie entstehen, weil Excel und E-Mail nicht dafür gebaut sind, dass mehrere Personen gleichzeitig strukturiert auf denselben Datensatz zugreifen und nachvollziehen können, was zuletzt passiert ist.
Was ein CRM tatsächlich leisten muss
Ein CRM muss nicht viel können, aber das Richtige: Kontakte, Anfragen, Aufgaben und Dokumente an einem Ort, ein klarer Status pro Kontakt und Erinnerungen, die nichts vergessen lassen. Alles, was darüber hinausgeht, ist meistens nicht Nutzen, sondern Ablenkung.
Der häufigste Fehler ist, eine grosse Standardlösung zu kaufen, die für Konzerne gebaut wurde, und danach den eigenen Arbeitsablauf an die Software anzupassen. Sinnvoller ist der umgekehrte Weg: den tatsächlichen Ablauf zuerst verstehen, dann ein System bauen oder auswählen, das genau dazu passt – nicht mehr und nicht weniger.
Der Übergang muss sich lohnen, nicht nur modern wirken
Ein CRM-Wechsel lohnt sich, wenn die tägliche Suche nach Informationen mehr Zeit kostet als die Umstellung selbst. Er lohnt sich nicht, wenn ein Team klein ist, Anfragen überschaubar bleiben und alle Beteiligten den Überblick ohnehin behalten. Diese Einschätzung sollte am Anfang jedes Projekts stehen, nicht danach.
Unsicher, ob sich ein CRM für dein Unternehmen lohnt?
Ich schaue mir deinen aktuellen Ablauf an und sage dir ehrlich, ob sich der Aufwand für dein Unternehmen aktuell lohnt.
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